Klient už zaplatil a chce přepsat fakturu na firmu

Kdy může jít o opravu údajů

Někdy je na faktuře skutečně jen chyba v údajích. Může jít například o:

Jednu věc mají tyto situace společnou: opravou údajů neměníš skutečného odběratele.

Když po tobě zákazník chce změnit údaje na už vystavené faktuře, nezačínej samotnou úpravou dokladu. Nejdřív si polož jednoduchou otázku:

„Opravuju chybu, nebo měním odběratele?“

Pokud opravuješ chybný údaj stejného odběratele, řešíš jinou situaci než při požadavku na nahrazení odběratele jiným subjektem. Takže pokud se ti na faktuře objeví překlep v názvu společnosti, ale z obchodního vztahu a dalších okolností je zřejmé, která společnost byla odběratelem, jde o jinou situaci, než když má být původní odběratel nahrazen úplně jiným subjektem.

Proto ani u chybného IČO není dobré automaticky říct: „To je jen administrativní chyba.“ Vždy záleží na tom, zda opravuješ identifikaci stejného odběratele, nebo by změnou údajů fakticky došlo ke změně odběratele.

Kdy už nejde jen o opravu údajů?

Když má být nově uveden jiný odběratel, je potřeba zjistit okolnosti konkrétního případu – zejména kdo byl skutečným odběratelem, jak byl obchodní stav nastaven, pro koho se plnění uskutečnilo a zda původní doklad odpovídal skutečnosti. Teprve podle toho lze určit správný postup.

Představ si situaci – faktura byla vystavená na konkrétního odběratele a zákazník se po jejím vystavení ozve:

„Můžete mi tu fakturu místo na mě přepsat na firmu?“

Tady už není dobré automaticky otevřít fakturu a vyměnit údaje. Zákazník totiž požaduje, aby byl na dokladu místo původního odběratele uveden jiný subjekt. Tehdy je třeba se zastavit a zjistit, jestli by faktura po takové změně stále odpovídala skutečnosti – mimo jiné tomu, pro koho se dané plnění uskutečnilo.

Je to vážně takový rozdíl? Je – faktura totiž není jen dokument s částkou a platebními údaji. Pokud jde o daňový doklad, zákon o DPH stanoví jeho náležitosti, mezi které patří také identifikace osoby, pro kterou plnění uskutečňuje. Obdobně je to i pro účetnictví – účetní doklad má zachycovat obsah účetního případu a jeho účastníky. Proto není jedno, jestli opravíš překlep u stejného odběratele, nebo na dokladu nahradíš jednoho odběratele úplně jiným. Může ti připadat, že je to to samé – na faktuře jsou nakonec „správné údaje“, z účetního a daňového pohledu jsou to ale dvě odlišné situace. Překlep nebo jiný chybný údaj stejného odběratele zpravidla opravit můžeš. Pokud ale dochází k faktické změně odběratele, už je potřeba řešit konkrétní okolnosti případu. A když si nejsi jistý správným postupem, radši se obrať na daňového poradce nebo účetní.

❓ Když je faktura vystavena špatně hned od začátku:

Může se stát, že faktura byla omylem vystavena na nesprávného odběratele, přestože zboží nebo služba byly od začátku určeny jinému subjektu. Pak nejde o dodatečné přání zákazníka změnit odběratele, ale o opravu dokladu, který skutečnost nezachytil správně už při vystavení. To je důležitý rozdíl.

Představ si dvě situace:

🔵 Situace A:

Plnění se uskutečnilo pro firmu ABC, ale na fakturu byly omylem uvedeny nesprávné údaje. Řešíš, jak doklad uvést do souladu se skutečností.

🔵 Situace B:

Plnění se uskutečnilo pro původního odběratele a ten až následně požádá: „Přepište fakturu na jinou firmu.“ Tady už nejde automaticky o opravu původní chyby.

A právě proto je před jakoukoli změnou potřeba nejdřív zjistit, co se skutečně stalo.

Hraje roli, že už zákazník zaplatil?

Ano, okolnosti platby mohou být pro konkrétní případ důležité, ale samotné zaplacení není jednoduchým pravidlem, podle kterého poznáš, jestli můžeš odběratele na faktuře změnit. To, že zákazník už zaplatil, tedy samo o sobě neznamená ani „fakturu už nesmíš změnit“, ani „stačí ji přepsat“.

Podstatné je nejprve zjistit, jestli opravuješ chybu v údajích stejného odběratele, nebo má být na dokladu nově uveden jiný subjekt – a zda taková změna odpovídá tomu, jak obchod skutečně proběhl.

Co dělat, když je zákazník plátce DPH

Pokud jde o plátce DPH a nesprávné údaje už byly promítnuty do evidence pro účely DPH nebo kontrolního hlášení, může být potřeba opravit také tyto údaje. Konkrétní postup závisí na okolnostech případu. Pokud si proto nejsi jistý, jak změnu správně zachytit, obrať se na účetní nebo daňového poradce, budou vědět, jak na to.

mPohoda ti pomůže

V mPohodě nemusíš údaje o firmách vypisovat ručně. Po zadání IČO můžeš využít údaje načtené z registru ARES a snížit tak riziko překlepů při zadávání identifikačních údajů firmy. Všechny odběratele máš navíc přehledně uložené v adresáři. Kdykoli potřebuješ upravit kontaktní údaje nebo doplnit nové informace, zvládneš to na pár kliknutí. Při vystavení další faktury pak už jen vybereš správného odběratele z adresáře a údaje se automaticky přenesou do dokladu.

A ještě jedna rada na závěr:

Když po tobě zákazník chce upravit už vystavenou fakturu, zachovej klid a neběž to honem rychle opravit.

Protože ne každá změna na faktuře je jen oprava. A když si nejsi jistý, vždycky je lepší probrat situaci s daňovým poradcem – třeba se Zuzanou, která složité věci vysvětlí lidsky a srozumitelně. Na instagramu mPohody právě na tohle téma Zuzana odpovídá na tvoje otázky v komentářích – zeptej se, co tě zajímá.