Co e-fakturace znamená pro české firmy?

Jestli máš zákazníky nebo obchodní partnery na Slovensku, může se tahle změna propsat i do tvého businessu. Proto jsme sepsali všechno, co potřebuješ vědět – bez zbytečného legislativního chaosu.

Co je e-faktura a Peppol?

E-faktura je datový soubor ve standardizovaném formátu, kterému rozumí účetní a ekonomické systémy. Údaje z ní proto nemusíš ručně přepisovat. Systém je zvládne načíst, zkontrolovat a dál zpracovat automaticky.

Co to znamená v praxi?

Zkrátka méně copy-paste a víc času na business.

Aby si různé účetní systémy dokázaly e-faktury bezpečně předávat, vznikla před lety mezinárodní síť Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Můžeš si ji představit jako e-mailovou síť vytvořenou speciálně pro obchodní dokumenty. Fakturu ale neposíláš přes klasický e-mailový server. O doručení se starají takzvaní digitální pošťáci. Ti ověří, že je faktura technicky v pořádku, najdou správného příjemce a bezpečně mu ji doručí podle jednotných evropských pravidel.

A co je na tom nejlepší? Odesílatel a příjemce nemusí používat stejný účetní systém. Stačí, když jsou oba připojení k síti Peppol prostřednictvím svého digitálního pošťáka.

Kdo je digitální pošťák

Není to kurýr s notebookem. Digitální pošťák neboli Access Point je certifikovaný poskytovatel, který zajišťuje odesílání a přijímání e-faktur v síti Peppol.

Na Slovensku bude možné vybírat z oficiálně akreditovaných digitálních pošťáků, jejichž seznam zveřejňuje Finanční správa SR. Mezi ně patří také STORMWARE (tvůrce mPohody), který připravuje plnou podporu e-fakturace jak pro fakturační appku mPohodu, tak i pro účetní systém POHODA. Svého digitálního pošťáka si slovenské firmy vyberou prostřednictvím portálu Finanční správy SR. Pro uživatele mPohody nebo Pohody je možné zvolit pouze STORMWARE za digitálního pošťáka. Přijímání e-faktur se bude týkat i neplátců DPH.

Týká se e-fakturace českých firem?

Pokud podnikáš pouze v Česku a nemáš žádné obchodní vztahy se Slovenskem, nemusíš zatím nic měnit.

Zpozornět bys ale měl, pokud plánuješ na slovenský trh expandovat. V takovém případě se s Peppolem dříve či později potkáš.

Proč se vyplatí být připravený?

Povinná e-fakturace v Česku sice aktuálně není na pořadu dne, evropský směr je ale celkem easy-to-read: výměna účetních dokumentů bude stále digitálnější a automatizovanější. Kdo začne fakturační procesy ladit včas, může z toho vytěžit víc než jen splněnou legislativní povinnost.

Rychlejší zpracování dokladů, méně ručního přepisování, nižší náklady na administrativu a žádný last minute stres ve chvíli, kdy přijdou nová pravidla. To už zní jako docela dobrý deal.

Jak se na e-fakturaci připravit

Máš pocit, že se tě tahle změna bude týkat? Dobrá zpráva: nemusíš začít studovat technické standardy ani hledat vlastní cestu sítí Peppol.

Podporu e-fakturace budeš mít nachystanou ve slovenské verzi fakturační appky mPohoda i v ekonomickém systému POHODA. STORMWARE je akreditovaným poskytovatelem služby Peppol neboli Access Pointem. Patří tedy mezi ověřené digitální pošťáky, kteří mohou zajišťovat bezpečné odesílání a přijímání elektronických faktur.

V praxi to znamená, že nemusíš shánět dalšího dodavatele ani skládat dohromady komplikované technické propojení. Až se tě nová povinnost začne týkat nebo budeš chtít přes Peppol komunikovat se svými obchodními partnery, všechno zvládneš přímo v mPohodě nebo Pohodě. Fakturu vystavíš podobně jako dnes. O převod do správného formátu, kontrolu a bezpečné doručení se postará systém na pozadí.

Ty fakturuješ. Technologie řeší zbytek.

E-fakturace není jen další povinnost, kterou si odškrtneš a jedeš dál. Je součástí většího digitalizačního posunu, který postupně mění účetnictví i fungování firem napříč Evropou. Pro české firmy zatím nejde o novou plošnou zákonnou povinnost. Pokud ale spolupracuješ se slovenskými partnery, vyplatí se mít změny na radaru už teď.