Faktura po splatnosti? Připomeň se bez zbytečného nahánění

Vyplatí se mít systém, který ti pomůže hlídat nezaplacené faktury. S upomínkami v Pro verzi mPohody máš přehled o tom, které doklady jsou po splatnosti, a zákazníkům je můžeš snadno připomenout. 😎

Práce je hotová, faktura odeslaná a zbývá už jen čekat, až dorazí platba. Jenže termín splatnosti utekl a na účtu je pořád prázdno. Ne vždy za tím stojí neochota platit. Faktura mohla zapadnout mezi ostatní e-maily nebo zákazník jednoduše zapomněl. 🤔

Upomínka patří k běžné podnikatelské praxi

Připomenout nezaplacenou fakturu nemusí být nic nepříjemného. Ve většině případů stačí krátké upozornění a zákazník platbu obratem vyřeší. 🙂

Pravidelné sledování pohledávek navíc pomáhá udržet zdravé cash flow. Peníze v neuhrazených fakturách totiž nemůžeš využít na provoz firmy, nákup materiálu ani další rozvoj podnikání.

Jedna upomínka, nebo rovnou několik?

Každá situace je jiná. Někdy stačí zákazníka upozornit jednou, jindy je potřeba se připomenout opakovaně. V mPohodě si můžeš ve verzi Pro nastavit až tři stupně upomínek a určit, po kolika dnech se mají vystavovat.

V praxi může nastavení vypadat například takto:

🔵

1. upomínka: Přátelské upozornění, že faktura je po splatnosti.

🔵

2. upomínka: Platba stále nedorazila? Zeptej se zákazníka, kdy ji můžeš očekávat.

🔵

3. upomínka: Pokud ani předchozí připomenutí nepomohla, je čas zvážit další postup.

Třeba takto může vypadat tvůj upomínkový e-mail

První upomínka je spíš přátelské upozornění, jestli faktura náhodou nezapadla

K e-mailu s upomínkou můžeš rovnou připojit QR kód s platebními údaji

Při druhém upomínání se zeptej, kdy můžeš očekávat platbu

Časové rozestupy i texty si přizpůsobíš svým potřebám. Pokud ti stačí jediná upomínka, další stupně nemusíš využívat.

TIP: Omrkni šikovná reelska a další obsah na našem YouTube kanálu, ať máš aktuální dění zmáknuté. 👀

Nastav si pravidla podle svého

Někdo vystavuje desítky faktur měsíčně, jiný řeší spíše menší počet zakázek s vyšší hodnotou. Proto si v mPohodě můžeš nastavit například:

🔵

Minimální částku pro upomínání – určíš hranici, od které se mají faktury připomínat.

🔵

Časování upomínek – nastavíš počet dní od splatnosti nebo od předchozí upomínky.

🔵

Počet stupňů upomínek – využiješ jednu, dvě nebo všechny tři úrovně.

🔵

Vlastní texty – připravíš si znění jednotlivých upozornění.

🔵

Upomínání zálohových faktur – můžeš sledovat i neuhrazené zálohy.

Pravidla nastavíš předem, takže při další práci nemusíš řešit každou fakturu zvlášť. 👍

Nastavení upomínek v mPohodě zvládneš na pár kliknutí.

Nezaplacené faktury najdeš během chvíle

Na konci měsíce bývá práce až nad hlavu. Kontrolovat ručně jednu fakturu po druhé a zjišťovat, kdo ještě nezaplatil, není zrovna ideální využití času.

V mPohodě můžeš vystavit upomínku přímo u konkrétní neuhrazené faktury. Pokud potřebuješ řešit více dokladů najednou, využiješ hromadné vystavení upomínek. mPohoda vybere faktury, které jsou po splatnosti a splňují nastavená pravidla, a přiřadí jim odpovídající stupeň upomínky. Ty už jen potvrdíš jejich vystavení.

Následně je můžeš odeslat zákazníkům e-mailem přímo z aplikace, bez ručního přepisování údajů.

Je ale dobré vědět, že upomínky se nevystavují ani neodesílají automaticky. Jejich vystavení i odeslání máš ve svých rukou, takže před odesláním můžeš vše projít. ✅

TIP: mPohoda ti navíc ušetří spoustu klikání díky AI asistentovi, který ti pomůže například s vyhledáváním dokladů, nebo dokonce s přípravou nových. ✨