Co by měl umět tvůj fakturační nástroj?

Možná si říkáš, že na pár faktur měsíčně ti přece stačí Excel nebo šablona ve Wordu. Pro úplný začátek podnikání to bude v pohodě, jakmile ti ale začnou zákazníci a objednávky přibývat, stane se jenom z téhle administrativy full-time job.

Takže se začneš poohlížet po nějakém šikovném způsobu, jak si to ulehčit. A tím je fakturační nástroj, který v ideálním případě umí víc než jenom vytvořit hezkou PDF fakturu. Co by měl takový nástroj dál umět? 🤔

Zaprvé, fakturace. A co potom?

Základ je jasný. Do nástroje zadáš odběratele, položky, cenu a fakturu odešleš. Jenže tím práce nekončí.

Fakturu potřebuješ sledovat, dokud není zaplacená. Platbu potom zaevidovat, případně předat účetní a mít jasno v tom, kolik ti ještě mají zákazníci poslat.

Dobrý nástroj zvládne například:

Dobrá fakturace by ti totiž měla práci ubírat, ne přidávat další klikání.

Na co se při výběru zaměřit?

1. Propojení s bankou 🏦

„Přišla už mi tahle faktura na účet?“ Pokud si tuhle otázku pokládáš několikrát týdně, napojení na banku se může rychle stát jednou z tvých oblíbených funkcí.

Moderní fakturační nástroj dokáže bankovní transakce automaticky načítat a podle nastavených pravidel je párovat s fakturami. Díky tomu hned vidíš, které faktury už jsou zaplacené a které na svou úhradu ještě čekají.

Třeba v mPohodě můžeš banku napojit přes službu Everifin nebo využít přímé napojení na Fio banku. Transakce se automaticky stahují a párují s doklady tak často, jak chceš ty. Jakmile zákazník zaplatí, mPohoda si fakturu označí jako uhrazenou (po nejbližším stahování transakcí) a ty nemusíš nic dohledávat, což ti u většího množství dokladů ušetří spoustu času.

2. Fakturace si dobře rozumí s účetnictvím 🔁

Pokud máš účetní, určitě si předem zjisti, jak bude předávání dokladů fungovat.

Ideální scénář? Ty vystavuješ faktury a eviduješ doklady, účetní se k nim dostane bez toho, abys jí na konci měsíce posílal e-mailem deset PDF, tři tabulky a zprávu „snad je tam všechno 😅“.

Propojení s účetním programem může celý proces výrazně zjednodušit. Například mPohoda je přímo propojená s programem POHODA. Doklady vytvořené v mPohodě můžeš do Pohody přenášet „po přímé lince“ a účetní tak pracuje vždy s aktuálními podklady.

Navíc lze nastavit automatickou výměnu dat mezi mPohodou a Pohodou nebo automatické zaúčtování dokladů podle nastavení v Pohodě.

3. Elektronické faktury 🧾

I fakturace se postupně posouvá víc do digitálního světa. Proto je dobré zjistit si, jak si vybraný nástroj poradí s elektronickými doklady dnes i s novinkami, které přijdou v dalších letech.

Nejde přitom jen o PDF. Elektronická faktura může mít strukturovanou podobu, díky které ji dokážou další systémy automaticky zpracovat, například formát ISDOC.

Tvůj fakturační parťák by ti měl s businessem vypomáhat ideálně po mnoho let, potřebuješ tedy, aby jeho vývojáři včas reagovali na změny a nové požadavky.

4. A co když fakturuji jen párkrát do měsíce? 🤔

I pokud vystavíš pět faktur měsíčně, neznamená to, že potřebuješ jenom papír a tužku. Naopak. Právě v začátcích, kdy nevíš, kde ti hlava stojí, může být příjemné mít všechno na jednom místě a nemuset řešit, kde máš poslední fakturu, která už je zaplacená a co vlastně poslat účetní.

Na druhou stranu nemusíš platit za desítky funkcí, které nikdy nepoužiješ. Řada fakturačních aplikací nabízí bezplatné varianty se základním balíčkem funkcí – ideální, pokud začínáš, nebo si chceš nástroj jenom vyzkoušet.

Pokud ti placená verze ušetří několik hodin administrativy měsíčně díky hromadným upomínkám nebo párování plateb, investice se často vrátí velmi rychle.

Když máš už desítky faktur za měsíc a bezplatná verze tak přestává stíhat tvoje tempo, je investice do placené verze správnou volbou. Několikanásobně se ti vrátí na tvém ušetřeném čase a mentální kapacitě. 😃

5. Propojení s e-shopem 🛍️

Máš e-shop, kde nabízíš svoje zboží nebo služby? Pak ti fakturační nástroj, který můžeš přímo napíchnout na e-shop hodně věcí usnadní. Ručně přepisovat každou objednávku fakt nechceš. 😉

mPohodu můžeš s e-shopem propojit pomocí rozšíření, které zajistí automatický přenos objednávek a souvisejících údajů. Z objednávky tak snadno vznikne faktura a ty máš o další kus administrativy méně.

6. Můžeš si vzít fakturaci s sebou 📱

Podnikání se neodehrává jen v kanceláři. Fakturu můžete potřebovat vystavit po schůzce, na stavbě nebo na cestách.

Možnost rychle vystavit doklad z mobilu je dnes spíše standard než bonus. Přesto se vyplatí ověřit, jak kvalitní mobilní aplikaci vybraný nástroj nabízí.

mPohoda umožňuje vystavovat doklady z mobilu i bez připojení k internetu. Jakmile se znovu připojíš, data se synchronizují s webovým prostředím. Faktury navíc můžeš vystavovat v desítkách cizích měn, což přijde vhod při podnikání se zahraničními klienty.

7. Přístup pro více uživatelů

Podnikáš s parťákem, máš zaměstnance nebo chceš do fakturace pustit účetní? Pak ti přijde vhod možnost vytvořit více uživatelských přístupů. Každý pracuje se stejnými aktuálními daty, kdy práva a přístupy všem nastavíš podle jejich role.

U mPohody můžeš využívat více uživatelských účtů a jednotlivým uživatelům nastavit různá přístupová práva. Snadno tak zapojíš kolegy nebo účetní a zároveň si udržíš kontrolu nad svými daty.

8. Výsledky podnikání čistě a přehledně 📊

Mít přehled o svém businessu je must have. Když u toho ale máš sedět hodiny s kalkulačkou a pídit se po finální částce, nestojí to za to. Při výběru nástroje se proto podívej, jaké přehledy a reporty nabízí.

mPohoda ti nabízí hned několik reportů, hezky v číslech a barvách. Hodit se může třeba přehled příjmů a výdajů, vystavených a přijatých dokladů nebo neuhrazených pohledávek. Čím víc dokladů během roku vystavíš, tím víc oceníš, když výsledky najdeš na pár kliknutí.

Připravenost na EET 2.0

Opět se začíná mluvit o EET. Podle současných plánů se má vrátit od roku 2027. 👀 Do startu tedy ještě nějaký čas zbývá, ale není na škodu se při výběru fakturačního nástroje mrknout i na to, jestli bude na elektronickou evidenci ready a nenechá tě po novém roce ve štychu. Přesná podoba nového systému se stále připravuje, takže zatím můžeš zůstat v klidu a sledovat, kam se legislativa posune. 😉

Takže jaký fakturační nástroj vybrat?

Nenech se zlákat pouze cenou nebo počtem funkcí. Zaměř se hlavně na to, jak zapadne do tvého businessu. Hledáš spolehlivého parťáka, který od tebe převezme kus administrativy.