Jak vést e-shop bez chaosu?

Objednávky, sklad, balíčky, faktury, zákazníci, reklamace, sociální sítě… A když máš malý e-shop, dost možná se za slovy „marketingové oddělení“, „skladník“ a „zákaznická podpora“ skrývá pořád jeden a ten samý člověk. Ty. 🙂

Dobrá zpráva je, že nemusíš mít desetičlenný tým ani systém jako Amazon. Stačí si pár věcí nastavit chytře hned od začátku a hlavně nedělat ručně to, co za tebe může udělat technika.

Jak na to? Pojďme to vzít postupně.

1. Udělej si pořádek ve skladu

Na začátku to možná znáš. Pět produktů, pár objednávek týdně a tabulka v Excelu všechno jistí.

Jenže pak přidáš další produkty. Varianty. Barvy. Velikosti. Začne chodit víc objednávek a najednou zjišťuješ, že podle tabulky máš skladem tři kusy, podle e-shopu dva a podle reality ani jeden. A zákazník si ho samozřejmě právě objednal.

Čím víc e-shop roste, tím důležitější je mít sklad a e-shop propojené. Stav zásob by se měl aktualizovat automaticky, aby zákazník viděl, co máš skutečně k dispozici, a ty nemusel řešit objednávky na zboží, které už dávno někdo koupil.

Pomůže ti i pár základních pravidel:

Protože „nějak to zatím evidujeme“ funguje přesně do chvíle, než to fungovat přestane.

2. Ať objednávky pěkně odsýpají

Cink. Nová objednávka. 💸 Super. Teď ale musíš zkontrolovat platbu, pohlídat rezervaci zboží, vystavit doklad, vytisknout štítek, zabalit balík, předat ho dopravci a dát zákazníkovi vědět, že už se jeho nový úlovek řítí jeho směrem.

Jedna objednávka? Pohoda. Deset? Pořád dobrý. Padesát a všechno ručně? Tak ahoj večere. Čím dřív si proto nastavíš jednotný postup, tím líp. Objednávka by měla mít jasnou cestu. Třeba takhle:

Konkrétní pořadí přizpůsob svému e-shopu a způsobu platby. U dobírky například nečekáš s odesláním na úhradu. A kde to jde, nech jednotlivé kroky probíhat automaticky.

Platí to i pro faktury. Ručně vystavit pár dokladů není žádné drama. Ručně je ale přepisovat z e-shopu celý rok a potom je ještě posílat účetní? Tam už si o automatizaci říkáš docela nahlas.

A právě tady se může hodit mPohoda. Pomocí vhodného rozšíření nebo napojení přes API do ní můžeš přenášet objednávky z e-shopu a jednoduše z nich vytvořit faktury. Rozsah automatizace záleží na konkrétním propojení. Doklady máš pěkně pohromadě a nemusíš stejné údaje opisovat na několika místech.

Jak to funguje? Mrkni na článek Z e-shopu do mPohody: Online objednávky bez ruční práce.

Míň Ctrl+C, Ctrl+V. Víc času na to, co ti skutečně vydělává.💪

3. Na druhé straně je člověk

Malý e-shop asi těžko přetlačí největší hráče počtem skladů nebo milionovým rozpočtem na reklamu. Má ale jednu dost velkou výhodu: může být lidský. A přesně toho využij.

Zákazník by neměl po odeslání objednávky přemýšlet, jestli jeho peníze nezmizely v černé díře internetu. Dej mu průběžně vědět:

Část téhle komunikace můžeš automatizovat. Zákazník ví, co se děje, a ty neodpovídáš desetkrát denně na „Dobrý den, v jakém stavu je moje objednávka?“.

Vyplatí se mít na webu také dobře viditelné FAQ s odpověďmi na nejčastější otázky o dopravě, platbě, dodání nebo vrácení zboží. A když už ti zákazník napíše, snaž se reagovat rychle a normálně. Nemusíš znít jako automatická odpověď banky z roku 2008. Právě osobnější komunikace, jednoduché vrácení zboží nebo rychle vyřešená reklamace můžou být důvod, proč se k tobě zákazník příště vrátí.

4. Tržby nejsou zisk

Objednávky chodí, účet cinká, takže všechno šlape. Nebo?

Tržby nejsou zisk. A zůstatek na účtu ti taky neřekne všechno. Abys věděl, jak si e-shop skutečně vede, potřebuješ sledovat nejen to, kolik prodáváš, ale také kolik tě ten prodej stojí.

Nákupní cena zboží je jen začátek. Připočítej obaly, dopravu, reklamu, software, platební bránu a další provozní náklady. Najednou může produkt, který vypadá jako bestseller, vydělávat podstatně míň, než čekáš.

Pravidelně proto sleduj hlavně:

Stejně přemýšlej nad marketingem. Nemusíš být všude jen proto, že „značka má být na sítích“. PPC reklama ti může přivést lidi, kteří už konkrétní produkt hledají. E-mailing zase pomůže dostat zákazníky zpátky. Blog, návody nebo videa můžou dlouhodobě přivádět návštěvnost z vyhledávačů. A sociální sítě jsou super místo, kde můžeš ukázat, že za e-shopem fakt někdo je.

Neřeš proto jen „Kolik lidí to vidělo?“, ale hlavně „Přineslo mi to něco?“ Protože 50 000 zhlédnutí vypadá na screenshotu hezky. Fakturu dodavateli s nimi ale nezaplatíš.

5. Automatizuj, než začneš nestíhat

Největší past malého e-shopu? „Vždyť to ručně zabere jen minutku.“ Jasně. Jenže minutka krát 30 objednávek denně krát několik různých úkonů… a najednou máš nový full-time job jménem administrativa.

Čím víc tvůj e-shop roste, tím víc se vyplatí jednotlivé nástroje propojit. E-shop, fakturace, sklad, účetnictví, dopravci, platební brána nebo analytika by spolu ideálně měly komunikovat tak, aby ses nestal jejich lidským API. Zkus si proto jednou za čas projít svůj běžný pracovní den a u každé rutinní činnosti se zeptat: Musím tohle opravdu dělat ručně?

Pokud každý den kopíruješ stejná data z jednoho systému do druhého, kontroluješ platby řádek po řádku nebo ručně vytváříš doklady z objednávek, je dost možné, že odpověď zní: Nemusíš.

A čím dřív takové činnosti zautomatizuješ, tím víc prostoru ti zůstane na věci, kvůli kterým tvůj e-shop vznikl – produkty, zákazníky a další růst.

E-shop by ti měl vydělávat. Ne tě zaměstnávat přepisováním faktur. S mPohodou můžeš mít svoje doklady pěkně po ruce, vystavovat faktury odkudkoliv a díky vhodnému napojení si zjednodušit i cestu od objednávky k hotovému dokladu.

Protože každá rutina, kterou nemusíš dělat ručně, se počítá.

Zdroj: Jak vést efektivně malý e-shop