Když fakturace běží sama: jak DigiDay využívá mPohodu

DigiDay se pohybuje v digitálních řešeních a reklamě pro veřejný i soukromý sektor. Její byznys stojí na dlouhodobých spolupracích, pravidelných servisních plněních a opakujících se dokladech. Jenže čím víc zakázek, tím víc času fakturace zabrala – náročná kontrola, neustálé hlídání a pozornost týmu.

Bylo jasné, že je čas to zjednodušit, zpřehlednit a dát administrativě jasná pravidla. Řešení? Automatická fakturace zajištěná spojením mPohody a Pohody.

Když firma roste, nechce brzdit sama sebe

DigiDay vznikl jako technologický projekt s jasnou vizí: přenést informace z online světa do veřejného prostoru jednoduše, přehledně a funkčně. Postupem času vyrostl ve firmu, která dnes stojí za stovkami digitálních a LED panelů a elektronických úředních desek po celé České republice.

S růstem firmy ale roste i její zákulisí – více klientů, více smluv, více pravidelných plnění. A právě tady se začalo ukazovat, že, stejně jako jejich produkty potřebují spolehlivou technologii, potřebují ji i interní procesy. Automatizace tak nebyla „nice to have“, ale přirozený krok, jak si udržet přehled, kvalitu a prostor růst dál.

Opakovaná fakturace potřebuje jasná pravidla

Fakturace v DigiDay nejede stylem „jedna faktura a hotovo“. Firma pracuje s kombinací pravidelných měsíčních servisních plnění, dlouhodobých pronájmů a opakujících se služeb, které se fakturují podle stále stejných pravidel. Největší výzva proto nebyla fakturu vystavit, ale uhlídat timing, konzistenci a kontrolu. Nebylo třeba měnit účetní systém, ale nastavit procesy tak, aby fakturace běžela automaticky a zapadla do současného fungování firmy.

Pevný účetní základ = prostor pro automatizaci

Na začátku DigiDay vystavoval faktury ručně přímo v účetním systému POHODA. Dokud byl objem dokladů menší, šlo to. Jakmile ale firma začala růst, přicházely limity – fakturace byla časově náročná, hůře škálovatelná a vyžadovala neustálou individuální kontrolu každého dokladu.

Zároveň se ukázalo, že účetní systém slouží především k evidenci, kontrole a zpracování účetních dat. Automatické vystavování pravidelných dokladů ale vyžaduje jiný typ nástroje – takový, který pracuje se šablonami, intervaly a pravidly. Právě tady bylo potřeba rozdělení rolí: účetnictví jako pevný základ, automatizace jako motor pro rutinu.

Opakované faktury a jejich cesta do účetnictví

Řešením se stala mPohoda, kterou DigiDay používá pro automatickou fakturaci. Právě tady jsou nastavená pravidla pro vznik dokladů – komu, kdy a v jakém intervalu se má fakturovat. Nejčastěji měsíčně, a hlavně bez ručního zásahu.

V praxi dnes DigiDay pracuje s cca 500 aktivními plány automatické fakturace, které pokrývají fakturaci pro zhruba 400 obchodních partnerů. Celý proces stojí na 350 fakturačních šablonách, přičemž v každé z nich se v průměru objevuje jedna položka. Při ručním řešení by to znamenalo masivní administrativní zátěž. Takhle to systém zvládá sám.

Účetnictví jako takové zůstává v Pohodě – tam probíhá kontrola, evidence, třídění dokladů a další účetní zpracování. Faktury vystavené v mPohodě se do Pohody přenášejí automaticky díky nastavené synchronizaci. DigiDay tak nemusí řešit manuální přenosy jednou denně nebo týdně – data má k dispozici průběžně, klidně i každou hodinu.

V Pohodě pak firma s doklady dále pracuje, například je třídí podle výše částky (do 10 000 Kč a nad 10 000 Kč) nebo podle sazby DPH. Kontrola tak probíhá průběžně, ne až zpětně při uzávěrce. Zero stress.